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    職場秘書:沒有角色的角色
    2012-01-10 11:46  來源:世界經理人辦公伙伴 作者:busy上月
    目前在國內,職業秘書本來就不多,真正有經驗、有能力……
     

      【世界經理人辦公伙伴-訊】用玫瑰來比喻她們,其實并不恰當,可能也不會被她們自己所認可,因為她們的工作一點也不是玫瑰那般的耀眼,而是低調的,平實的,大多數時候是瑣碎的。

      但是,在她們身上,的確有著許多如同玫瑰一般的特質:她們外表端麗、舉止文雅;學歷大學本科以上,能講一口流利的外語;她們聰明,有很高的悟性,辦事果斷而周到;在企業內部,她們常常是最受大家歡迎的同事,對外,她們則展現著一個企業良好的形象……隨著國內企業加快成長和越來越多的跨國公司進入中國,她們在跨國公司首腦秘書、董事會秘書、總裁秘書等各種職位上扮演著重要的角色。高級秘書已成為人才市場上的需求熱門,也是獵頭公司經常獵取的對象,一些知名外企為高級秘書開出的薪酬也達到了很高的水平。

      一位女孩子對高級秘書的工作和重要性做了很好的總結:判斷一個老板是否稱職,可以看他在和不在的時候,企業是不是運轉得一樣好;而判斷老板的秘書工作的好與壞,標準則正好相反,也就是說,一個好的秘書,她“不在”的時候跟“在”的時候,情況應該完全不一樣才對。

      當秘書成為高級秘書,它不僅不再是世俗眼中的“青春飯”,而且是令人羨慕、常開不敗的職場玫瑰。目前在國內,職業秘書本來就不多,真正有經驗、有能力、有地位,能夠稱得上高級秘書的人更是鳳毛麟角。本版采訪到的這兩位,分別在外企和國內民營企業工作,通過她們的講述,我們可以對這個獨特而美好的職業多一些了解。

      沒有角色的角色

      三年前,林佳倩大學畢業一年多,當她準備加入聯想,成為高層領導身邊的一名秘書時,她對于自己的目的有著十分清醒的認識:她需要在大公司里積累工作的經驗,聯想應該是一個不錯的選擇;秘書的工作經常有機會接觸到公司高層和方方面面的業務,可以學到很多東西,會是一個很高的職業“起點”。三年過去了,她發現,所有的一切都如同她當初的認識一樣,她學到了很多,成長得很快。與此同時,她愛上了聯想,愛上了秘書的工作。

      現在,林佳倩在公司的高級秘書當中是工作時間最長、資格最老的一個。由于職業秘書的概念在國內企業中還并未獲得廣泛認可,許多人在秘書的崗位上頂多做兩年左右就紛紛離開了,有的跳槽,有的出國,有的轉到公司的其他部門。秘書并不被認為是一個有長期發展前途的工作,而僅僅是晉升的臺階或一塊彈性很好的“跳板”。

      林佳倩做過公司高級秘書中幾乎一半人的指導人,同時她還負責招聘新秘書時的面試。她認為,做秘書,尤其是總裁的秘書,悟性最重要。什么是悟性?首先得聰明,有足夠的溝通能力、應變能力和協調能力;但是太聰明、太有心計了也不行,秘書對于自己的工作定位要有明確的認識。用她自己總結出來的一句“格言”說,就是“秘書是沒有角色的角色”,你不能有出格的表演。

      作為聯想的秘書,林佳倩們是被要求二十四小時開著手機的。“但事實上,老板會盡量避免在休息時間找你,除非事情特別急。”林佳倩說。緊接著她還是講了這樣一個小故事:有一年的圣誕節前夜,她和朋友們一起在飯店里吃燭光晚餐,男朋友興致勃勃地拿出送給她的節日禮物,就在這樣浪漫的時刻,老板的電話來了,讓她取消第二天一早的會議。于是她打了若干個電話,將事先約好的方方面面的人一一通知到,等所有的事情都安排妥當時,半個小時已經過去了,朋友們毫不客氣地把圣誕大餐吃了個精光。

      當她說起這些的時候,從她臉上看不出一點覺得委屈的樣子。即使對于很平常的加班,也沒有太多怨言。難道聯想的秘書都是“工作狂”嗎?林佳倩說了這樣一番話:“聯想的總裁都是非常優秀的領導者,他們的工作能力和人格魅力都讓人十分尊敬他們愛戴他們。我覺得我的老板太有水平了,我十分愿意為他工作,哪怕再辛苦也愿意。”

      當然,工作熱情還不僅僅出于對老板的欽佩之情,林佳倩說她是一個特別容易受到感染的人,聯想的某些情懷常常讓她熱血沸騰。“每次公司開大會,全體員工一起高唱‘聯想之歌’的時候,每次在公司發布會之前,大屏幕上放出反映聯想發展歷程的DV的時候,我都會特別激動,甚至想流淚。

      當好秘書的原則

      一,要內斂,不要張揚。秘書由于身處特殊的位置,具有特殊的身份,在常人眼里,秘書就是領導的化身,一言一行,別人都很相信,這就要求秘書一定要內斂,不要張揚。

      二,要謙虛,不要驕傲。謙虛是秘書特別要注意的地方,只有謙虛的秘書才能成大事。切不可背后有領導撐腰,就自以為自己有多么了不起,時常表現出傲氣,尤其不要動輒以領導的口吻發號施令。這樣對自己、對領導都沒有好處。

      三,要踏實,不要浮躁。無論是寫文章還是代表領導協調事務,都要表現出踏實、務實的態度,切不可浮躁,特別對待基層、企業、群眾的事,一定要說到做到,切不可采取欺騙、哄騙、拖延的手段,以免基層、企業、群眾對自己、對領導、對所在機關產生不良影響。

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